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Vaillant setzt auf digitale Effizienz in der Offertenerstellung: Das neue B2B-Planungstool mit Konfigurator für Installateure und Vertrieb setzt neue Massstäbe!
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Vaillant setzt auf digitale Effizienz in der Offertenerstellung
Der Prozess startet mit einem Konfigurator, in dem zentrale Parameter des neuen Heizsystems definiert werden. Auf dieser Basis schlägt das System passende Produkte vor. Nach Auswahl des geeigneten Systems wird automatisch eine Produktliste inklusive Mengen, Preisen und Rabatten erstellt. Diese lässt sich flexibel anpassen, bevor die finale Offerte generiert wird.
Ein integriertes Dashboard gibt jederzeit Überblick über laufende Offerten und Entwürfe und erlaubt eine direkte Weiterbearbeitung. Zusätzlich können Vaillant-Mitarbeitende ihre Partner dank «Guided Selling» im Erstellungsprozess unterstützen oder selbst Offerten erfassen.
Die Ausgangslage
Vaillant vertreibt seine Heizsysteme in der Schweiz primär über ein Netzwerk von Partnerunternehmen, die direkt mit Endkunden zusammenarbeiten. In einem strukturierten „Voice of Customer“-Prozess hat Vaillant die wichtigsten Bedürfnisse dieser Partner erhoben – mit einem zentralen Ergebnis: Der Wunsch nach mehr Eigenständigkeit und Effizienz im Offertprozess.
Während andere Ländereinheiten bereits mit digitalen Tools arbeiteten, fehlte in der Schweiz bislang eine vergleichbare Lösung. Partner hatten keine Möglichkeit, Heizsysteme selbst zu konfigurieren oder Offerten direkt zu erstellen. Stattdessen mussten sie die benötigten Parameter an ihre Ansprechpersonen bei Vaillant übermitteln – die daraus eine Offerte erstellten. Dieser Prozess war zeitaufwendiger und erforderte Rücksprachen bei Änderungswünschen.
Vaillant setzte sich deshalb das Ziel, ihre Partner zu befähigen, Offerten künftig eigenständig zu erstellen – schnell, flexibel und ohne Umwege. Für die Umsetzung einer passgenauen Lösung für den Schweizer Markt suchte Vaillant einen erfahrenen Entwicklungspartner. Cando konnte Vaillant mit ihrer Expertise in Individualsoftware, digitalen Portalen und User Experience überzeugen.
Die Herausforderungen
Zum Projektstart wurden in einem gemeinsamen Workshop die Anforderungen geschärft und erste Innovationsideen skizziert. Besonders wichtig war der frühe Einbezug aller relevanten Stakeholder aus Business, Vertrieb und IT – sowohl zu Beginn als auch während der Umsetzung. So konnte die Akzeptanz für die neue Lösung innerhalb von Vaillant von Anfang an gefördert werden.
Neben den naheliegenden Lösungsideen wurden in dieser ersten Phase bewusst auch innovative Zukunftsthemen identifiziert und greifbar gemacht. Dazu gehörten beispielsweise die Integration von GIS-Karten und AR-Funktionen für die automatische Planerstellung für Bewilligungen oder die KI-Sprachunterstützung für die Bestandesaufnahme.
Zentraler Bestandteil der Entwicklung war ein interaktiver Prototyp, der iterativ erarbeitet wurde. Das Design orientierte sich dabei bewusst an den Arbeitsgewohnheiten der Zielgruppe: Viele Partner arbeiten eher traditionell – mit Stift und Papier – und nutzen digitale Geräte im Kundengespräch nur zurückhaltend. Entsprechend wurde die Benutzeroberfläche besonders intuitiv gestaltet, mit einem klar geführten Prozess und einer minimalen Anzahl an Klicks.
Um die Praxistauglichkeit sicherzustellen, wurde die Lösung in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern und Endkunden vor Ort getestet. Die funktionalen Anforderungen wurden mithilfe einer User Story Map strukturiert. Darauf basierend wurden die User Stories priorisiert und ein initiales Backlog erstellt – mit dem klaren Ziel, möglichst früh eine erste Version (MVP) mit den wichtigsten Kernfunktionen live zu bringen.
Die anschliessende Detailspezifikation und Entwicklung erfolgten nach einem agilen Vorgehensmodell.
Die Highlights und wichtigsten Funktionen
Im Zentrum der Lösung steht ein intuitiver, geführter Prozess zur Erstellung professioneller Offerten – abgestimmt auf die Arbeitsweise der Vaillant-Partner. Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
Das Dashboard bietet einen umfassenden Überblick über sämtliche erstellten Offerten und zugehörige Objekte (Liegenschaften). Für jede Offerte werden zentrale Kennzahlen angezeigt – etwa das verknüpfte Objekt, Brutto- und Nettopreise sowie der aktuelle Status. Über ein Aktionsmenü können Offerten bearbeitet, dupliziert oder direkt als PDF heruntergeladen werden. Such-, Filter- und Sortierfunktionen ermöglichen eine flexible Anpassung an die eigenen Arbeitsbedürfnisse. Dank dem Dashboard kann man die relevanten Informationen einer Offerte mühelos ablesen. Ebenso lassen sich bereits erstellte Offerten schnell wiederfinden und weiterbearbeiten. Ob der Entwurf der gestrigen Offerte angepasst, eine Offerte für den Kunden Meier dupliziert oder die Liegenschaft XY gesucht werden soll – all das lässt sich bequem und in kürzester Zeit über das Dashboard erledigen.
Mit dem Prinzip „so wenig wie nötig“ werden die relevanten Objektdaten erfasst – schnell und schlank. Für dasselbe Objekt können mehreren Offerten erstellt werden, etwa um einem Kunden verschiedene Heizsystemvarianten vorzuschlagen.
Der Einstieg in die Offerterstellung erfolgt über einen interaktiven Konfigurator. Hier erfassen die Partner zentrale Parameter wie Art und Grösse der Liegenschaft, Informationen zum bestehenden Heizsystem sowie Anforderungen an das neue System. Mit dem Konfigurator lassen sich die für die Offerte relevanten Daten rasch und zentral erfassen, und auch solche dokumentieren, die der Installateur im späteren Verlauf benötigt. Alle Daten werden über beide Schritte hinweg übersichtlich dargestellt – für maximale Transparenz.
Basierend auf den erfassten Konfigurationsdaten schlägt das System über eine ausgeklügelte Logik passende Schemata vor. Diese werden mit relevanten Kennzahlen sowie schematischer Darstellung visualisiert. Pro Schema steht bei Bedarf ein ergänzendes Dokument mit weiterführenden Informationen zur Verfügung. Nach Auswahl eines geeigneten Schemas führt der Prozess nahtlos zur entsprechenden Produktliste.
Die Produktliste wird automatisch anhand des gewählten Schemas generiert. Sie enthält alle zugehörigen Komponenten, unterteilt in übersichtliche Kategorien und geordnet nach Relevanz. Zu jedem Produkt sind Name, Artikelnummer, Preise sowie Rabatte ausgewiesen. Die benötigte Stückzahl ist voreingestellt, kann aber individuell angepasst werden. Zusätzliche Produkte lassen sich aus dem Produkt-Katalog ergänzen.
Im finalen Schritt wird die Offerte generiert. Das System erstellt automatisch zwei PDF-Dokumente: eine Netto-Offerte für den Partner mit Einkaufspreisen sowie eine Brutto-Offerte für die Endkundschaft. Letztere enthält neben den Bruttopreisen auch zusätzliche Informationen zur vorgeschlagenen Lösung – klar strukturiert und ansprechend visualisiert.
- Launch mit ersten Partnern und intern Ende Mai 2025
- Rollout für alle Kunde ca. Ende 2025/Anfang 2026. Viele andere Initiativen, daher die Verzögerung
- Vaillant Gruppe wurde auf MyVaillantPro aufmerksam und interessiert sich, die Lösung in anderen Länder einzuführen
Über Vaillant
Die Vaillant Group ist ein international tätiges Familienunternehmen mit Hauptsitz in Remscheid (Deutschland) und spezialisiert auf Heiz-, Lüftungs- und Klimatechnik. Im Geschäftsjahr 2023 erzielte die Unternehmensgruppe einen Umsatz von rund 3,8 Milliarden Euro und beschäftigte weltweit 17’500 Mitarbeitende.
Vaillant Schweiz ist seit 1980 aktiv und zählt rund 160 Mitarbeitende. Die Landesgesellschaft spielt eine zentrale Rolle im Schweizer Markt und bietet massgeschneiderte Lösungen für energieeffizientes Heizen und Warmwasser – sowohl für private Haushalte als auch für gewerbliche Kundschaft. Mit einem starken Fokus auf Nachhaltigkeit und Innovation entwickelt Vaillant Schweiz zukunftsweisende Lösungen für den regionalen Energiebedarf.